人が足りない。
その前に、人の時間がどこに消えているのか。
探す：物品や情報の場所が分からない。
転記する：同じ内容を紙・PC・LINEへ何度も書く。
聞きに行く：「あの人に聞けば分かる」が常態化している。
待つ：確認や判断のために仕事が止まる。
会議する：情報共有だけのために人を集めている。
準備する：本来業務より準備・片付けへ時間を取られる。
システムを売ることが目的ではありません。
廃止 → 簡素化 → 標準化 → 既存ツール → AI・自動化 → 専用システム
現場の問題に対する答えは、必ずしも新しいシステムではありません。
紙1枚で解決するなら、紙で。
配置を変えるだけなら、配置を変える。
Google Workspaceで十分なら、既存サービスを使う。
LINEで情報経路を整理できるなら、それでいい。
AIが向いている仕事ならAIを使う。
そして、それでも解決できない問題にだけ、専用システムを使います。
新しい仕組みを増やすことではなく、現場全体の仕事を減らすことが目的です。
よくある課題
物・在庫：同じ物が複数箇所にある。適正在庫が分からない。
情報：紙・Word・Excel・個人メモへ分散している。
時間：探索、準備、片付け、待ちが多い。
人・役割：「あの人に聞けば分かる」が多い。
会議：ショートカンファレンスがショートではない。
行事：毎年ゼロから考え、勤務時間外で準備している。
私たちが見るのは、「問題のある人」ではなく
「問題が起きる構造」です。
職員が善意で補完する → 問題が表面化しない → 仕組みが変わらない → また職員が補完する
その下にもう1つ段落テキストを追加し、以下をコピー＆ペーストしてください：
仕事が終わっていることと、仕組みとして正常に回っていることは違います。
優秀な職員が組織の弱点を補っている場合、その人が休職・異動・退職した瞬間に問題が表面化します。
だから、人を責めません。 なぜその人が頑張らなければ成立しないのか。 そこを見ます。
信頼は人に残す。
情報は組織に残す。
人に残すもの
利用者との信頼 家族との関係 専門判断
経験 声掛け 違和感への気付き
組織へ移すもの
物品の場所 過去の経緯 担当情報
行事手順 勤務条件 家族からの共有事項
属人化をなくすのではなく、属人化する場所を選びます。
現場の中で、こんな改善を続けてきました。
AI会議録：書記作業をAI化し、記録担当者自身も会議へ参加できる状態へ。
家族連絡の公式LINE化：個人LINEへ集中していた家族情報を組織の窓口へ移行。
ケア情報集約：Word・Excel等に分散していた情報をGoogleドキュメントへ集約。
広報誌作成定型化：写真素材があれば短時間で制作できる工程へ変更。
シフト作成自動化：勤務条件を設定可能なデータとして管理し、担当者自身が運用できる状態へ。
昼食メニュー運用移管：情報発生源であるキッチン職員が直接更新する運用へ。
診断領域
物品・在庫 空間・動線 情報管理
転記・二重入力 時間・業務フロー
役割・属人化 会議・情報共有
組織文化 行事 ヒヤリハット・事故
診断の流れ
01 事前ヒアリング
経営者・管理者から現在の困りごとを確認。
02 現場観察
棚、収納、帳票、PC、掲示物、動線、情報の流れを見る。
03 職員ヒアリング
面倒な仕事、探し物、二重入力、属人業務を拾う。
04 業務深掘り
問題が大きそうな業務を入口から出口まで追跡。
05 診断レポート
改善優先順位と具体策を提示。
必要なものだけ選べます。
業務整理：不要業務の廃止、標準化、帳票整理。
Google・LINE：既存サービスで十分なら既存サービスを利用。
AI活用：議事録、情報整理、広報、検索等。
職員研修：新しい運用を現場へ定着。
定着支援：一定期間後に実際の運用を確認。
専用システム：既存ツールでは解決できない問題のみ開発。
仕組みそのものが必要なら、自分たちで作ります。
既存サービスだけでは解決できない現場課題に対して、Office tick-tackでは
医療・福祉向けソフトウェア群 LoopSuite を開発しています。
ShiftLoop：シフト作成・勤務管理
WellLoop：日々の記録・実行
CareLoop：利用者単位の情報整理
BillingLoop：請求・期限・書類管理
PosterLoop：掲示物・広報物制作支援
現場の希望・条件を反映したシフト作成と勤務管理を支援
※画面はデモ用イメージです。
表示データは匿名化しています。
私たちが減らしたいのは、ケアではありません。
利用者と話す時間。 家族の相談を聞く時間。
一緒に食事を楽しむ時間。
散歩する時間。 一緒に季節行事を作る時間。
そういう時間まで効率化するつもりはありません。
減らしたいのは、
探す。 転記する。 待つ。
覚える。 何度も伝える。 必要のない物を管理する。
会議のために集まる。 勤務時間外に準備する。
という仕事です。
ケアを削らず、ケアにたどり着くまでの無駄を削る。
よくあるご質問
Q. 何を相談すればいいか分かりません。
「残業が多い」「紙が多い」「会議が長い」程度からで問題ありません。
Q. システム導入を勧められますか？
必要でなければ勧めません。
Q. 現場職員への聞き取りは必要ですか？
管理者だけでは見えない業務を把握するため、可能な範囲でお願いします。
Q. どんな施設が対象ですか？
医療、介護、障害福祉事業所を対象としています。
Q. 遠方でも対応できますか？
個別に相談します。